Klubový den ACK ČR: Jak s dokumenty

Co všechno a jak dlouho musí skladovat podnikatel, aby nenarazil, se dozvěděli členové ACK ČR na zářijovém Klubovém dnu 24. 9. pod Pražským hradem.

Foto: Archiv ACK ČR

Foto: Archiv ACK ČR

Každé podnikání s sebou nese vytvoření nespočtu dokumentů všeho druhu. Jak dlouho je musí mít podnikatel po ruce, resp. tak, aby se jimi mohl prokázat, je roztroušeno ve více zákonech, z nichž zdaleka ne všechny jsou v běžném povědomí. Proto se Asociace cestovních kanceláří České republiky rozhodla věnovat zářijový Klubový den právě nakládání s dokumenty a zákonům s tím spojeným. K odlehčení náročnosti programu bylo zvoleno mimořádné prostředí – terasa Castle and Garden restaurantu Valoria s nádherným výhledem na Prahu a stejně jedinečnými službami.

Odborný program moderoval předseda ACK ČR Viliam Sivek s přehledem manažera velké firmy, který má dodržování zákonů pod kontrolou. Pozvaným odborníkem pak byl Tomáš Bezouška, prezident Information and Records Management Society, což je společnost, kterou ke školením ohledně dokumentů používá i ministerstvo vnitra. Tomáš Bouška precizní a velmi sevřenou formou podal přehled o všem, co se dokumentů týká, primárně ve světle zákona o archivnictví a spisové službě. Tenhle zákon je pro podnikatele zdánlivě odtažitý, ale jednak v sobě zahrnuje odkazy na speciální předpisy, týkající se speciálních druhů dokumentů (doklady účetní, personální, osobní údaje atd.) – a ty se už kontrolují dosti často, jednak se tento zákon týká všech podnikajících osob všeho druhu a případné sankce mohou být drastické – za ztracené archiválie může být udělena pokuta i 200 000 Kč za každý dokument!

Dokument – to není jenom papír, ale každá zaznamenaná informace, která je nějakým způsobem významná pro činnost organizace a její dokumentování: kromě e-mailů (které napadnou každého nejdříve) i třeba video nebo otisk webové stránky. Na druhé straně dokumentem není každý papír, e-mail a každý otisk, ale všechno nějak významné, tedy např. i odeslaná nabídka. Z hlediska potřebné délky uchovávání je praktické si dokumenty roztřídit podle toho, čeho se týkají, protože právě to určuje délku archivace. Tomáš Bezouška probral podle jednotlivých typů dokumentů, co s kterými – o existenci firmy, o řízení, o majetku, finanční uzávěrky atd. K uschování jsou ale i dokumenty vztahující se k předmětu podnikání – a pokud jde o podnik obecně zajímavý, je rozhodně lepší dokumenty o činnosti před skartací předložit státnímu archivu: je možné, že by o ně mohl mít zájem. Kdyby totiž archiv zájem měl a dokument jste skartovali bez dotazu, nastal by problém – a sankce. Účastníci Klubového dne se dozvěděli přesný přehled o zákonné době archivace jednotlivých typů dokumentů – vždy ale s poznámkou: pokud není potřeba dobu prodloužit vzhledem k tomu, že jsou dokumenty nutné k nějakému existujícímu sporu či doložení jiných skutečností.

ACK ČR

ACK ČR

Když se v tom všem máte vyznat jednoduše a vždycky, je dobré vytvořit si interní spisový řád, podle kterého se pak budou všichni ve firmě orientovat. Na něco takového samozřejmě malé firmy – a to je většina cestovních kanceláří a agentur – nemají při podnikání kapacitu, a tak jim předseda ACK ČR slíbil, že vzorový spisový řád pro ně ACK ČR udělá. Současně upozornil na další povinnosti podnikatelů, na něž se často zapomíná a které se týkají péče o zdraví zaměstnanců nebo pracovního práva, a podal nejnovější informace týkající se cestovního ruchu vč. Travel Meeting Pointu. Pak následovala ta nejpříjemnější část programu: prohlídka objektu vč. prostorných a zajímavých Jánských sklepů a raut na terase restaurace se špičkovými specialitami a přívlastkovým vínem, aby cestovní kanceláře věděly, kam pozvat své partnery a náročné turisty.

Eva Mráčková, ACK ČR

 

Enter the text or HTML code here

Komentovat

Vaše emailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *

Tato stránka používá Akismet k omezení spamu. Podívejte se, jak vaše data z komentářů zpracováváme..